Datenschutzhinweise für Casting / Produktion

Informationen zum Datenschutz im Rahmen von Casting & Produktionen

In diesen Hinweisen informieren wir dich darüber, wie wir deine personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit deiner Anfrage, deiner Bewerbung für ein Casting, einer möglichen Teilnahme am Casting sowie einer Mitwirkung an unseren Produktionen verarbeiten und welche Rechte du nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hast.

1. Wer ist verantwortlich?

Verantwortlich für die Verarbeitung deiner Daten ist:

Y MEDIA GmbH
Oskar-Jäger-Str. 127
50825 Köln
Deutschland
Telefon: 0221 16 91 3437
E-Mail: kontakt@y-media.tv

2. Welche Daten verarbeiten wir?

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen

  • deiner Anfrage,

  • deiner Bewerbung für ein Casting,

  • eines eventuell stattfindenden Castings sowie

  • deiner Mitwirkung an einer Produktion

von dir erhalten oder rechtmäßig aus anderen Quellen erheben.

Dazu können insbesondere gehören:

  • Stammdaten: Name, Kontaktdaten (Adresse, E-Mail, Telefonnummer), Geburtsdatum/Alter

  • Angaben zu deiner Person und deinem Profil (z. B. Beruf, besondere Fähigkeiten, bisherige Medienerfahrung)

  • Inhalte deiner Bewerbung und Kommunikation mit uns

  • von dir übermittelte Medien: Fotos, Videos, Audioaufnahmen, Social-Media-Profile, Showreels

  • ggf. Daten zur Vertragsabwicklung (Bank- bzw. Zahlungsdaten, steuerrelevante Angaben, Versicherungsdaten)

  • interne Aufnahmen im Rahmen des Castings oder der Produktion (Bild- und Tonaufnahmen, Protokolle, Transkripte)

Sogenannte besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Angaben zur Gesundheit, Herkunft, Religion etc.) verarbeiten wir nur, soweit dies für das Casting bzw. die Produktion erforderlich und rechtlich zulässig ist – in der Regel auf Grundlage deiner ausdrücklichen Einwilligung.

Wir können in Einzelfällen auch Informationen aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Presseberichte, öffentlich sichtbare Social-Media-Profile, Websites) hinzuziehen, soweit dies für die Bewertung deiner Eignung oder die Darstellung im Rahmen der Produktion erforderlich ist und datenschutzrechtlich erlaubt ist.

3. Zu welchen Zwecken und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir deine Daten?

Wir verarbeiten deine Daten insbesondere zu folgenden Zwecken:

  • Bearbeitung deiner Anfrage und Korrespondenz mit dir

  • Prüfung und Auswahl von Bewerber:innen für ein Casting

  • Organisation und Durchführung des Castings

  • Vorbereitung, Abschluss und Durchführung von Verträgen (z. B. Mitwirkungsvertrag, Nutzungsrechte)

  • Produktion, Auswertung, Bewerbung und Vermarktung der jeweiligen Produktion

  • Dokumentation der „Rechtekette“ (Nachweis, dass wir die erforderlichen Rechte an Beiträgen, Aufnahmen und deiner Mitwirkung besitzen)

  • Erfüllung gesetzlicher Pflichten (z. B. steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten)

  • ggf. Darstellung unserer Arbeit gegenüber Auftraggebern und Geschäftspartnern (z. B. in Pitches oder Referenzen), soweit dies datenschutzrechtlich zulässig ist

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung sind insbesondere:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Erfüllung eines Vertrags)

  • Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen)

  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse – z. B. Produktionsplanung, Schutz unserer Rechte, Nachweis der Rechtekette)

  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, wenn du uns eine Einwilligung erteilst, z. B. für

    • die Speicherung deiner Daten in einer Casting-Datenbank für künftige Projekte oder

    • die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsinformationen).

4. Wer erhält deine Daten?

Je nach Projekt und Verarbeitungszweck können deine Daten an folgende Kategorien von Empfängern übermittelt werden:

  • Auftraggebende Sender, Plattformen und Kunden (z. B. TV-Sender, Streaming-Plattformen, Unternehmen, Institutionen), soweit dies für die Auswahl, Produktion und Auswertung des Formats erforderlich ist

  • Produktions- und Dienstleistungspartner, z. B.:

    • freie Mitarbeiter:innen (Kamera, Redaktion, Produktion, Casting)

    • externe Casting- oder Künstleragenturen

    • Studios, Technikdienstleister, Postproduktion, Tonstudios

    • IT- und Hosting-Dienstleister (z. B. Anbieter des von uns genutzten Casting- oder Formularsystems)

  • Dienstleister für Buchhaltung, Zahlung und ggf. Gewinnabwicklung

  • Rechtsberatung, Versicherungen oder Behörden, wenn dies zur Wahrnehmung unserer Rechte oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist

Alle Dienstleister, die in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten (sogenannte Auftragsverarbeiter), werden vertraglich verpflichtet, deine Daten nur nach unseren Weisungen und im Rahmen der geltenden Datenschutzbestimmungen zu verarbeiten.

Wir geben deine Daten nicht zu Werbezwecken an Dritte weiter, sofern du dem nicht ausdrücklich zugestimmt hast.

5. Werden Daten in Drittländer übermittelt?

Eine Übermittlung deiner Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) kann in Einzelfällen stattfinden, zum Beispiel:

  • wenn Dreharbeiten, Castings oder Auswertungsmaßnahmen im Ausland stattfinden,

  • wenn Auftraggeber oder Dienstleister (z. B. Plattformbetreiber, technische Dienstleister) ihren Sitz in einem Drittland haben oder dort Daten verarbeiten.

In diesen Fällen stellen wir sicher, dass entweder

  • ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vorliegt oder

  • geeignete Garantien im Sinne der DSGVO bestehen (z. B. EU-Standardvertragsklauseln)
    oder dass die Übermittlung im Einzelfall zur Erfüllung eines Vertrags, zur Durchsetzung von Rechtsansprüchen oder mit deiner ausdrücklichen Einwilligung erfolgt.

Informationen zu den jeweils konkret eingesetzten Dienstleistern und Garantien stellen wir dir auf Nachfrage gerne zur Verfügung.

6. Wie lange werden die Daten gespeichert?

Wir speichern deine Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für die oben genannten Zwecke erforderlich ist.

  • Bewerbungs- und Castingdaten von Personen, die nicht berücksichtigt werden, werden in der Regel nach 12 Monaten gelöscht, sofern du nicht in eine längere Speicherung (z. B. für zukünftige Castings) eingewilligt hast.

  • Soweit du an einer Produktion mitwirkst, können deine Daten und Aufnahmen für die Dauer der Verwertung der Produktion gespeichert werden. Dazu kann – etwa zum Nachweis von Nutzungsrechten – auch eine langfristige Archivierung erforderlich sein.

  • Darüber hinaus gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. aus Steuer- und Handelsrecht), die eine Speicherung bestimmter Daten für mehrere Jahre vorsehen.

Sobald die jeweiligen Zwecke entfallen und keine gesetzlichen Pflichten oder berechtigten Interessen mehr entgegenstehen, werden die Daten gelöscht oder in der Verarbeitung eingeschränkt.

7. Welche Rechte habe ich?

Du hast im Zusammenhang mit der Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten insbesondere folgende Rechte:

  • Auskunft (Art. 15 DSGVO): Du kannst Auskunft darüber verlangen, welche Daten wir über dich verarbeiten.

  • Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Du kannst die Berichtigung unrichtiger oder die Ergänzung unvollständiger Daten verlangen.

  • Löschung (Art. 17 DSGVO): Du kannst unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung deiner Daten verlangen.

  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Du kannst verlangen, dass wir deine Daten nur noch eingeschränkt verarbeiten.

  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Du kannst die Herausgabe der Daten, die du uns bereitgestellt hast, in einem strukturierten, gängigen, maschinenlesbaren Format verlangen.

  • Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Du kannst aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung widersprechen, sofern wir deine Daten auf ein berechtigtes Interesse stützen.

  • Widerruf von Einwilligungen (Art. 7 DSGVO): Eine einmal erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Zur Ausübung deiner Rechte genügt eine Nachricht an:

Y MEDIA GmbH, Oskar-Jäger-Str. 127, 50825 Köln
E-Mail: kontakt@y-media.tv

Außerdem hast du das Recht, Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde einzulegen, wenn du der Ansicht bist, dass die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt.

8. Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung der Daten?

Im Rahmen eines Castings oder einer Mitwirkung an einer Produktion ist die Bereitstellung bestimmter Daten erforderlich, damit wir

  • deine Bewerbung prüfen,

  • dich kontaktieren,

  • das Casting organisieren und

  • ggf. einen Vertrag mit dir schließen können.

Im Online-Formular werden Pflichtangaben entsprechend gekennzeichnet.
Ohne diese Pflichtangaben können wir deine Bewerbung leider nicht berücksichtigen. Weitere Angaben sind freiwillig; sie können aber helfen, dich besser einzuschätzen oder das Casting bzw. die Produktion zu planen.

9. Stand

Stand dieser Datenschutzhinweise: 20.11.2025

Wir behalten uns vor, diese Hinweise anzupassen, wenn sich rechtliche oder tatsächliche Rahmenbedingungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung findest du auf unserer Website.